POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES
OBJETIVO
A Través del presente documento de POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES (en adelante la “Política”) se establece la regulación para los procesos de captura, recolección, almacenamiento, uso, circulación, divulgación y supresión de datos personales en FYD INMOBILIARIA S.A.S., proporcionando las herramientas que permitan garantizar la autenticidad, confidencialidad e integridad de los datos e información en la compañía.
A QUIEN ESTÁ DIRIGIDA LA POLÍTICA
La política aplica para todos los titulares de información personal que sea utilizada y/o se encuentre en las bases de datos de la compañía FYD INMOBILIARIA S.A.S., quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de dichos datos personales.
MARCO LEGAL
El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia establece que cualquier persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantía previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.
La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 mediante la cual se expidió el Régimen General de Protección de Datos Personales, señala las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural. El literal f) del artículo 18 de dicha ley obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a “Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares”.
El artículo 25 de la misma ley establece que las políticas de tratamiento de datos son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará sanciones. Dichas políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la ley 1581 de 2012.
Que el Decreto 1377 de 2013, define la información que debe contener como mínimo las políticas de tratamiento de información.
FYD INMOBILIARIA S.A.S. respeta y garantiza los derechos de sus clientes, empleados y terceros en general. Por esta razón adopta el siguiente manual de políticas y procedimientos de tratamiento de Información, de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucren, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y transferencia de esa información por cualquier medio físico o tecnológico presente o futuro.
Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para todos los funcionarios y/o terceros de FYD INMOBILIARIA S.A.S. Tanto el responsable como encargados de la información, entiéndase, empleados, contratistas y terceros deben observar y respetar esta política en el cumplimiento de sus funciones y/o actividades aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole. De igual manera, se comprometen a guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.
Cualquier incumplimiento de las obligaciones y, en general, de la política contenida en este documento debe ser reportado a: info@fydinmobiliaria.com
DEFINICIONES
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
I. INFORMACIÓN DE LA EMPRESA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL.
La empresa responsable del tratamiento del dato personal:
· Razón social: FYD INMOBILIARIA S.A.S.
· Domicilio: Bogotá D.C. - Colombia.
· Web: www.fydinmobiliaria.com.co
· Email: info@fydinmobiliaria.com.co
Teléfono: 302 8499180
II. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LA INFORMACIÓN Y LOS DATOS PERSONALES Y SU FINALIDAD.
El tratamiento de los datos personales estará contenido en la Política de Privacidad y Uso de información personal de cada uno de los productos y/o servicios para los cuales apliquen para los Clientes y/o usuarios del portal de FYD INMOBILIARIA S.A.S. incluida en la página WEB de la compañía:
http:// www.fydinmobiliaria.com.co/politicadetratamientodedatos
III. DERECHOS DE LOS TITULARES.
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos frente a la empresa FYD INMOBILIARIA S.A.S.:
1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a FYD INMOBILIARIA S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento;
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a FYD INMOBILIARIA S.A.S., en su condición de Responsable del Tratamiento;
3. Ser informado por FYD INMOBILIARIA S.A.S. previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento;
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
IV. EJERCICIO Y PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS AL HABEAS DATA.
La Ley 1581 de 2012 proporciona a toda persona titular de datos personales una serie de garantías, de verdaderos poderes jurídicos frente al responsable de los datos personales, los cuales, tanto le garantizan el poder de decisión y control que tiene sobre la información que le concierne, como su derecho a la protección de la misma. En adición, actúan como complemento del deber del responsable de cumplir con las obligaciones que le son impuestas en la Ley, permitiéndole identificar aquellos casos en los que el tratamiento pudiera no resultar ajustado a los mismos.
Para el ejercicio de los derechos, quienes podrán actuar de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013 son las siguientes personas: los titulares, los causahabientes, su representante o apoderado o las personas que actúen a favor de otro o para otro.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
FYD INMOBILIARIA S.A.S. cuenta con una infraestructura administrativa destinada, entre otras funciones, a asegurar la debida atención de requerimientos, peticiones, consultas, quejas y reclamos relativos a protección de datos, a fin de garantizar el ejercicio de los derechos contenidos en la Constitución y la ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información personal; así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales.
Para consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos que le asisten como titular de información (Datos personales), podrá comunicarse con info@fydinmobiliaria.com.co
Así mismo, usted podrá llamar a la línea de atención al cliente 302 8499180 en el horario de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
V. EJERCICIO DE LOS DERECHOS.
1. Derecho de acceso.
El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento.
De esta manera, FYD INMOBILIARIA S.A.S. garantiza al titular su derecho de acceso en tres vías:
a) La primera, implica que el titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.
b) La segunda, que el titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable.
c) La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de FYD INMOBILIARIA S.A.S. de informar al titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.
FYD INMOBILIARIA S.A.S. garantiza el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular o personalidad de su representante, se ponga a disposición de éste, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos.
2. Consultas.
FYD INMOBILIARIA S.A.S. garantiza el derecho de consulta, suministrando a las personas que actúen en ejercicio de este derecho, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales FYD INMOBILIARIA S.A.S. Garantiza, que existen medios de comunicación electrónica y telefónica.
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
3. Reclamos.
FYD INMOBILIARIA S.A.S. garantiza el derecho de reclamo, a las bases de datos para la corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables. El reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:
Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Si por alguna circunstancia FYD INMOBILIARIA S.A.S. recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra él, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene FYD INMOBILIARIA S.A.S. una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido, el plazo, los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
4. Implementación de procedimientos para garantizar el derecho a presentar reclamos.
La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por FYD INMOBILIARIA S.A.S. señalados en el aviso de privacidad y en este documento, y contener, como mínimo, la siguiente información:
a. El nombre, domicilio del titular y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia.
b. Los documentos que acrediten la identidad o la representación de su representante.
c. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
d. En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
Parágrafo 1. Rectificación y Actualización De Datos.
FYD INMOBILIARIA S.A.S. tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:
FYD INMOBILIARIA S.A.S. tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho.
Parágrafo 2. Supresión De Datos.
El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a FYD INMOBILIARIA S.A.Sla supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
· Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por FYD INMOBILIARIA S.A.S.
Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
· La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
· Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, FYD INMOBILIARIA S.A.S. debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.
5. Revocatoria de la Autorización.
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.
Se tendrán dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que FYD INMOBILIARIA S.A.S. deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede sobre algunos tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para estudios de mercado.
Por lo anterior, será necesario que el titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria del consentimiento a FYD INMOBILIARIA S.A.S. indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la revocatoria parcial deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme.
Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado.
VI. PROCEDIMIENTO DE QUEJAS ANTE LA ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO.
El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante FYD INMOBILIARIA S.A.S. – FYD INMOBILIARIA S.A.S., de acuerdo al procedimiento anteriormente mencionado.
VII. DEBERES DE FYD INMOBILIARIA S.A.S.
Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que es responsabilidad de FYD INMOBILIARIA S.A.S. cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. Por ende, deben obrar de tal forma que cumplan las siguientes obligaciones:
1. Deberes de FYD INMOBILIARIA S.A.S. respecto del titular del dato:
· Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
· Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
· Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.
· Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.
· Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
2. Deberes de FYD INMOBILIARIA S.A.S. respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales:
· Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la legislación Colombiana.
· Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
· Actualizar la información cuando sea necesario.
· Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
3. Deberes de FYD INMOBILIARIA S.A.S. cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado
· Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales que está autorizado a suministrar a terceros.
· Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
· Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
· Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.
· Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
· Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
VIII. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES.
Cuando se envíen o transfieran datos a otro país será necesario contar con la autorización del titular de la información que es objeto de transferencia. Salvo que la ley diga lo contrario, es presupuesto necesario la existencia de dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos. En este sentido, antes de enviar datos personales a otro país, los obligados de cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita trasmitir sus datos personales.
Dicha transferencia de los datos personales se realiza únicamente a terceros con quien FYD INMOBILIARIA S.A.S.. tenga vínculo contractual, comercial y/o jurídico.
IX. AVISO DE PRIVACIDAD.
FYD INMOBILIARIA S.A.S. en lo sucesivo y a quien le sean cedidos los derechos, le informa que el aviso de privacidad de tratamiento de sus datos personales puede consultarlo en www.fydinmobiliaria.com.co
X. MODIFICACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS Y MANEJO DE INFORMACIÓN
Cualquier cambio sustancial en la política de Tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de la página pública de FYD INMOBILIARIA S.A.S. www.fydinmobiliaria.com.co
XI. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL
La presente política rige a partir del 01 de enero de 2021.
Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales por los clientes y/o usuarios se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.
Las autorizaciones sobre los datos de los clientes y/o usuarios podrán terminar por voluntad de los mismos en cualquier momento.
Si la persona es un cliente activo de FYD INMOBILIARIA S.A.S. no se podrán usar sus datos para nada diferente a la prestación del producto o servicio y para el ofrecimiento de renovaciones posteriores cuando el servicio tenga esta modalidad.
Cuando los términos de la política de privacidad y uso de información personal de cualquier de los servicios o productos contratados por un titular, cambien en lo esencial, por regla general, en los servicios que tengan la opción de renovación se obtendrá en esta la nueva autorización. Para los demás casos, se obtendrá la autorización en la forma establecida para cada política o aviso de privacidad o a través del medio usual de contacto entre la empresa y los titulares.
Esta Política se publicará en la página oficial de FyD Inmobiliaria S.A.S.
Es un deber de los empleados y colaboradores de FyD Inmobiliaria S.A.S., conocer esta Política y realizar todos los actos conducentes para su cumplimiento, implementación y mantenimiento.